A convite da Câmara Municipal de Lisboa, o ISTAR realizou um projeto de Consultoria Técnica, em interação estreita com a Direção Municipal de Cultura (DMC), o Departamento de Património de Cultural (DPC), a Divisão de Arquivo Municipal (DAM) e a Direção de Sistemas de Informação (DSI), entre outras, com os seguintes objectivos:

1 – Estudar, analisar e caracterizar o sistema de informação X-Arq do fornecedor Mind, incluindo os seus diversos componentes (em particular, os diversos módulos do X-Arq e do X-Arqgestao, o Thesauros, os diversos módulos do Kapture, incluindo o sub-sistema de impressão e a interligação com o sistema Prisma), nas perspetivas: (1) das arquiteturas lógica, computacional e de instalação concreta do sistema, (2) das funcionalidades que permitem a utilização e operação do sistema no âmbito dos processos de negócio internos das entidades relevantes da CML que o utilizam, satisfazendo as disposições legais e regulamentares aplicáveis do ponto de vista arquivístico, e (3) da interoperabilidade entre os módulos referidos e outros sistemas internos e externos à CML. 

2 – Analisar a oferta no mercado e verificar se existem soluções de investimento ou de serviços externalizados, que garantam todas as funcionalidades suportadas pela solução atual referida no item #1. 

3 – Realizar um estudo de avaliação do custo económico/benefício para o serviço de digitalização do Arquivo Municipal, que permita comparar a solução atual indicada no item #1 com eventuais ofertas do mercado. Do lado dos benefícios, será avaliada a possibilidade da(s) nova(s) solução(ões) do mercada, poderem ou não manter, ou mesmo ultrapassar, os níveis de qualidade de serviço que a solução atual ofereçe. Do lados dos custos, serão estimados os novos investimentos (CAPEX) necessários e ainda, os novos custos de operação e manutenção (OPEX), que a mudança para uma nova solução possa implicar, incluindo os novos custos de migração tecnológica e dos sistemas de informação, de mudança organizacional, de formação numa nova solução dos colaboradores que direta ou indiretamente trabalham com o sistema X-Arq, e de eventual desativação da solução atual. 

4 - Propor um plano de medidas de curto, médio e longo prazo, em função dos resultados do estudo referido no item #3 e da avaliação da presente consultoria técnica.